INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa nazionale applicabile

La presente informativa è resa da Mutuo Soccorso Poetico APS (di seguito “Associazione” o “Titolare”), in relazione al trattamento dei dati personali di soci, aspiranti soci, tesserati, partecipanti ad attività/eventi, volontari, donatori e contatti.

1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Associazione Mutuo Soccorso Poetico APS, con sede in via Venturi 99, Modena, C.F. 94229210367, e-mail mutuosoccorsopoetico@gmail.com.

2. Responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato
Il Titolare non ha nominato un DPO.

3. Tipologie di dati trattati
Il Titolare può trattare dati identificativi e di contatto (nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo, e-mail, telefono), dati amministrativi e contabili (quote associative, pagamenti, coordinate necessarie per incassi/rimborsi, ricevute), dati relativi alla partecipazione alle attività (presenze, iscrizioni a corsi/eventi, tessere/affiliazioni), immagini e riprese (foto/video durante iniziative), nonché ulteriori dati forniti dall’interessato nelle comunicazioni con l’Associazione.
Qualora l’attività dell’Associazione lo richieda (ad esempio attività sportive, assistenziali o similari), possono essere trattati anche dati appartenenti a categorie particolari, come dati relativi alla salute (es. certificazioni/attestazioni), limitatamente a quanto strettamente necessario.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati sono trattati per:
(a) gestione della domanda di iscrizione, del rapporto associativo e delle attività statutarie dell’Associazione, inclusi tesseramento, convocazioni, comunicazioni organizzative, gestione della posizione del socio/tesserato/partecipante, coperture assicurative connesse alle attività ove previste; base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e/o del rapporto associativo e interesse legittimo del Titolare alla corretta organizzazione e gestione delle attività.
(b) adempimenti amministrativi, contabili e fiscali, gestione incassi/pagamenti e obblighi di legge; base giuridica: adempimento di obblighi legali.
(c) tutela dei diritti del Titolare, gestione di contestazioni e prevenzione abusi, sicurezza informatica e organizzativa; base giuridica: interesse legittimo del Titolare e/o accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
(d) invio di comunicazioni informative sulle attività associative (es. avvisi di eventi/corsi, cambi programma, comunicazioni di servizio) strettamente collegate alla vita associativa; base giuridica: rapporto associativo/interesse legittimo del Titolare a mantenere i contatti con i propri associati e partecipanti.
(e) invio di newsletter o comunicazioni promozionali non strettamente necessarie alla vita associativa (se effettuate) tramite e-mail/telefono/whatsapp o canali analoghi; base giuridica: consenso dell’interessato, revocabile in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
(f) pubblicazione e diffusione di foto/video sul sito web dell’Associazione e/o sui canali social e materiale informativo; base giuridica: interesse legittimo del Titolare a documentare l’attività associativa e/o consenso dell’interessato, a seconda del contesto e delle modalità di diffusione; l’Associazione adotta cautele specifiche in presenza di minori e nei casi in cui la diffusione non sia ragionevolmente attesa.
Per i dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio salute), il trattamento avviene, ove necessario, sulla base del consenso esplicito dell’interessato e/o delle ulteriori condizioni di liceità previste dal GDPR in relazione alle specifiche attività svolte dall’Associazione, con applicazione del principio di minimizzazione e accessi limitati.

5. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene con strumenti cartacei e/o informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con misure di sicurezza adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o distruzione.

6. Destinatari dei dati e comunicazione
I dati possono essere comunicati a soggetti che operano quali responsabili del trattamento o autonomi titolari, nei limiti delle finalità indicate, quali: consulenti amministrativo-contabili/fiscali, consulenti legali, fornitori di servizi informatici e hosting, provider di posta elettronica e strumenti di collaborazione, soggetti incaricati della gestione di piattaforme di tesseramento/iscrizione, compagnie assicurative e intermediari (se connessi all’attività), enti/organismi di affiliazione o federazioni di riferimento (se applicabile), istituti di credito e fornitori di servizi di pagamento. I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche o enti competenti quando ciò sia richiesto dalla legge o da provvedimenti dell’autorità. I dati non sono diffusi, salvo i casi di pubblicazione di immagini/filmati secondo quanto indicato nella presente informativa.

7. Trasferimenti verso Paesi terzi
I dati sono trattati principalmente all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, alcuni fornitori utilizzati comportino trasferimenti verso Paesi terzi, tali trasferimenti avverranno nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR (ad esempio decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard e misure supplementari, se necessarie).

8. Periodo di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate. In particolare, i dati relativi al rapporto associativo sono conservati per la durata dell’iscrizione e, successivamente, per un periodo congruo per finalità amministrative e di tutela del Titolare; la documentazione contabile e fiscale è conservata per i tempi previsti dalla normativa applicabile; i dati trattati per comunicazioni promozionali basate sul consenso sono conservati fino a revoca del consenso o richiesta di cancellazione; immagini e video sono conservati per il periodo ritenuto proporzionato alle finalità di documentazione e comunicazione dell’attività associativa, salvo opposizione o richiesta di rimozione valutata secondo il caso concreto e i limiti di legge.

9. Conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
Il conferimento dei dati richiesti per l’iscrizione/tesseramento e per la partecipazione alle attività è necessario per la corretta gestione del rapporto e per l’erogazione dei servizi/attività; il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di procedere all’iscrizione o di consentire la partecipazione alle attività. Il conferimento dei dati per finalità promozionali e/o per specifiche pubblicazioni non necessarie è facoltativo e l’eventuale mancato consenso non pregiudica la partecipazione alle attività associative nei limiti compatibili.

10. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità (nei casi applicabili), opposizione al trattamento basato su legittimo interesse e revoca del consenso in qualsiasi momento (quando il trattamento si fonda sul consenso). L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Le richieste possono essere inviate al Titolare ai contatti indicati al punto 1.

11. Minori
Qualora le attività coinvolgano minori, il Titolare raccoglie e tratta i dati nel rispetto della normativa applicabile e delle cautele organizzative interne. Per attività e comunicazioni che richiedano il consenso, questo è richiesto al titolare della responsabilità genitoriale, ove previsto.

12. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata. La versione vigente è resa disponibile presso mutuosoccorsopoetico.com e comunicata agli interessati con modalità appropriate.
Luogo Modena, data 20/08/2026
Associazione Mutuo Soccorso Poetico APS (Il Titolare del trattamento)